ファシリテーションとは？ ムダな会議にしないための上手な進め方
目次
会議の生産性を高めるスキルとして「ファシリテーション」が注目されていますが、ファシリテーションはスムーズに会議を進行させるだけではありません。
会議後のアクションや参加者のモチベーションアップにもつながる、ファシリテーションの進め方を解説します。
ファシリテーションとは
ファシリテーション（facilitation）という言葉には「簡易化」という意味があります。転じて、ビジネスやマネジメントの場面では以下のような意味合いで使われます。
ファシリテーションとは、参加者の主体性を促し、多様な人材から、それぞれの経験や専門分野を尊重しながら、各人の多様な意見やアイデア、動機などを最大限に引き出し、話し合いにおける相互作用のプロセスをより有効・有益にするための、働きかけを意味する。その結果、問題の解決、新たな創造、気づきや学び、相互理解や情報共有などを促進する。
引用元：weblio辞書
このように、ファシリテーションはただ会議を円滑に進めるだけではなく、参加者の合意形成を促し「会議の成果を出す」ことを目的としています。
またファシリテーションを活用し会議を活性化するための人材を「ファシリテーター」と呼びます。
ファシリテーションを取り入れるメリット
会議にファシリテーションを取り入れるメリットを解説します。
新しい視点や気づきを得ることができる
ファシリテーションでは、参加者がそれぞれの立場や考え方から意見を述べられるように促します。
性別や年齢、あるいは社内の役職や部署によって利害や考え方は大きく異なります。また人によっては会議で自ら積極的に発言することに慣れていない人もいます。
そういった発言に不慣れな人の意見を引き出すことで、これまで思いつかなかったアイデアや視点に気づくことができます。
達成感、納得感のある会議にできる
関係する部署の人を集めて会議をしても、結局は声の大きな人やアピールの上手な人が結論を主導することは少なくありません。
また逆に全員の意見を取り入れようとした結果うまく合意形成がとれず、実りがない会議になってしまうこともあります。
ファシリテーションは様々な意見を対等に扱い、かつ結論に向けて合意形成を行うものです。会議の成果が出るだけでなく、参加者が結論に納得できることでその後のアクションに取り組みやすくなります。
ファシリテーターの役割と必要なスキル
ファシリテーターの役割は大きく分けて以下の2つです。
・会議の進行をスムーズにする
・参加者が納得できる会議にする
司会者がファシリテーターを兼ねることもありますが、司会進行役とは別にファシリテーターを置く場合もあります。
ファシリテーターに求められるスキル
ファシリテーターには様々なスキルが必要です。
聞く力
ファシリテーターはコミュニケーションのサポートを行うので、話す力よりも聞く力が重要です。
参加者全員がうまく自分の意見をわかりやすく話せるとは限りません。意見を聞きながら話の要点をまとめ、適切な問いかけをしながら本当に話したいことを引き出します。
合意形成する力
参加者の納得感を高めるためには、参加者同士の利害を調整し上手な落とし所に着地させなければなりません。
ファシリテーターが結論までの道筋を用意するのではなく、あくまで参加者同士の話し合いを促し、すりあわせができるようにサポートする力が必要です。
話を要約し整理できる力
議論が進んでくると議題とは外れた枝葉の部分に焦点が移ってしまったり、参加者の意見が冗長で何が言いたいのかわからなかったりということがあります。
そういった際に話を整理し、上手に元の軌道に戻すこともファシリテーターに求められます。
コーチングの力
コーチングとは、自発的な行動を促すためのマネジメントスキルのひとつです。
ファシリテーターは目的の共有やメンバーごとの役割の割り振りなどを行い「協働して実りある会議にしていこう」という意識を醸成する力が求められます。
ファシリテーションスキルの学び方
ファシリテーションスキルを学ぶためには、人材開発コンサルタント企業などが実施している研修に参加すると良いでしょう。
もし自分に足りないスキルが分かっている場合は、ファシリテーションに限らずマネジメントやコーチングの研修もおすすめです。
会議の準備
事前準備をしっかりと行うことで、会議の時間を無駄なく活用することができます。
目的地の確認
会議のゴール地点について、会議の主催者とすり合わせておきましょう。
ブレストなのか、結論を出すのか、あるいは認識のすり合わせなのかによって、議論の方向性は大きく異なります。
資料の準備
資料が必要な場合は事前に配布しておきましょう。参加者が疑問点などをあらかじめ用意できるので、意見交換がしやすくなります。
会議進行管理と注意ポイント
会議が始まったら、ファシリテーターは参加者の意見交換をサポートすることを意識しましょう。
アイスブレイク
まずは話しやすい雰囲気を作ります。社外研修などでは簡単なゲームなどをする場合もありますが、雑談を数分挟むだけでも十分です。
目的地を共有する
会議の議題とゴール地点をメンバー全員で共有します。
また「人の話を遮らない」「否定しない」など、会議中のルールも参加者に周知しておきます。
コミュニケーションを活性化する
以下のことに注意しながら、メンバーの発言を促します。
・誰か1人に発言が集中していないか
・議論が横道に逸れていないか
発言者が偏っている場合はバランスよく意見が出るように、次の発言者を指名するなどして調整しましょう。
また議論が進んでくると枝葉の部分に焦点が映ってしまったり、意見が感情的になってしまったりすることがあります。
議論がきちんと目的地へ向かっているかどうか常に気を配ることが必要です。
合意形成を促す
会議が終盤に近づいてきたら、それまでの話を整理して合意形成ができるよう誘導します。
もし折り合いがつかないなくても無理に結論を出すことは禁物です。「結論を出すためには何が足りないのか」といった部分を整理し、次のアクションにつなげましょう。
さいごに
ファシリテーションは参加者全員の納得感の醸成や、新たな視点の獲得に役立つスキルです。 多様性への注目が高まる中、様々なバックグラウンドをもつ人材の合意形成を図るためにファシリテーションの能力はますます重要になってくるでしょう。
