議事録の目的と書き方って？4つのコツで自信をつけよう！

会社で行われる会議に欠かせない議事録ですが、正しい内容を簡潔にまとめる力が必要とされるので苦手意識を持つ方も少なくありません。

議事録の作成は、「書き方に自信がない。」と感じる方も、ポイントを押さえておくことで、人に伝わる議事録を作成することが出来ますよ。

議事録の目的と、書く時の4つのポイントについて分かりやすく解説します。

議事録の目的

議事録は、会議の内容を書面に残しておくために作成するものです。文書として、残しておくことで参加者の認識のズレが起こさずに、内容を振り返ることが出来ます。

後になって、発言した内容で問題が起きないようにする役割もあります。発言者や発言内容を残しておくことで、「言った」「言わない」のトラブルを避けることが出来ます。

また、会議に参加していない方に決定事項の正しい伝達が行われる為にも必要です。

議事録を書く時の4つのコツ

1.事前準備をしっかりする

会議の議題が決まったら、会議が行われるようになった背景を知っておきましょう。会議の目的を理解しておくことで、要点を外さずにまとめることが出来ます。

また、会議で使われそうな用語を調べておくことで、聞きなれない言葉が出てきた時にも慌てずに議事録を書き進めることが出来ます。

アジェンダがある場合は事前に確認しておくことで、会議の流れを把握することが出来ますよ。

2.フォーマットを活用する

議事録を書くときは、フォーマットを決めておくことも肝心です。フォーマットがあることで、書き漏らすことを防いだり、メモがしやすくなったりします。

基本的なフォーマットの項目は下記のようなものがあります。

社内の会議では、「敬称略」と記載して、出席者の敬称を省略することが多いです。社外の方も参加する会議では、敬称を忘れないようにしましょう。

議題や会議の種類によっても、記録に必要な項目が異なります。過去の議事録を参考にすることで効率よくまとめることが出来ますよ。会社で使っているフォーマットがある場合は、統一して使いましょう。

3.5W1Hを意識して書く

5W1Hとは、下記のような英語の頭文字からとった用語です。

書くときに5W1Hを意識することで、相手により伝わりやすい議事録になります。特に、人が話している時は、主語が抜けやすいです。メモに残す時は、主語が分かるようにしておきましょう。また、誰が発言したものなのか書いておくことがポイントです。

会議によっては、スピードが速い・話し合いの内容にボリュームがあるなどの理由でメモが追いつかないことが良くあります。箇条書きを使って要点を絞って書くことでメモが取りやすくなります。

4.数字は正しく書く

会議の内容を正確に残す為にも、正しく記すことが重要です。

特に、会議で発言させる数字は、「費用」や「日付」など重要なものが多いです。必ず聞き間違えないようにしましょう。

議事録をより良いものにするポイント

■人に伝わる議事録を心がける

議事録は、上司を含め多くの社員が見るものです。せっかく作成しても、内容が伝わらなければ意味がありません。内容は簡潔にまとめておき、手書きの場合は読みやすい字を心がけましょう。

議事録は誰が読んでも分かりやすく、要点がまとまっていることがベストです。

■議事録に最適なツールを使う

聞き漏れを防ぐ為に、使えるのがICレコーダーのようなツールです。会社によっては情報漏洩を防ぐために持ち込みが出来ない会議もありますので、事前に「議事録で利用したいので、ICレコーダーを持ち込んでもよろしいでしょうか。」と上司に確認しておきましょう。書けるところはメモをして、ICレコーダーは聞き取れなかったところを聞く為に使用すると効率よく議事録を作成出来ます。

また、メモをする時は、手書きやパソコンで行われることが多いです。苦手な物を使用すると、上手くメモが出来ず書き漏れが発生するかもしれません。自分に合うものでメモをとりましょう。

■早めに作成する

議事録の作成にあまりにも時間をかけていると、会議の記憶が薄れてしまいます。記憶が新しいうちに早めに参加者に不備がないか確認してもらいましょう。

また、議事録は、会議に出席していない人にも内容を共有する場合もあります。内容によっては作成にスピード感があることが望ましいです。遅くても24時間以内に出すということを意識しておくと良いですよ。

まとめ

ポイントを押さえておくと議事録は効率よく書くことが出来きます。特に、大事なことは「情報をまとめて正しく伝えること」です。議事録は、会議に欠かせないものなので、これを機に習得しておきましょう。

回数を重ねることで、要点をまとめて議事録を書くスキルも上がってきますので、積極的に挑戦していきましょう。