「退職証明書」とはどんなもの？　発行義務や書き方のルールを解説

1 退職証明書とは
2 依頼があった場合は必ず発行しなければならない
3 退職証明書の書き方
4 まとめ

退職する社員から「退職証明書」の発行を求められることがあります。作成する機会が少ないと戸惑うかもしれませんが、難しい書類ではありません。

退職証明書とは

退職証明書とは、名前の通り「その人が自社で勤務し、退職したこと」を証明する書類です。
ただ退職したことだけでなく、退職時の職位や年収などを証明するものでもあります。

「在職証明書」「離職票」「離職証明書」との違い

似たような書類に「在職証明書」「離職票」「離職証明書」があります。いずれも退職証明書とは異なるもので、代用はできません。

在職証明書

在職していることを証明する書類で、保育園の審査や引越しの入居審査などで利用されます。従業員の申請があっても、会社側に発行義務はありません。

離職票

ハローワークが作成する書類です。退職した人が雇用保険にもとづく各種給付（いわゆる「失業手当」等）を受けるときに必要なものです。

離職証明書

会社が作成し、ハローワークに提出する書類です。離職票の発行に必要なもので、退職者の希望の有無にかかわらず作成しなければなりません。

依頼があった場合は必ず発行しなければならない

退職証明書は、退職者から依頼があったら必ず発行しなければなりません。

正社員以外でも発行しなければならない

パート、アルバイト、契約社員等を問わず「自社で雇用している労働者」であれば、発行義務があります。なお派遣社員の場合は派遣元に発行義務があります。また業務委託など自社との雇用関係がない労働者については発行義務はありません。

転職先から求められることもある

退職者本人からではなく退職者の転職先から発行を依頼される場合もあります。履歴書や本人の申し出などとの整合を確認するためのもので、違法ではありません。

期限はないが「できるだけ早め」に

発行を求められた場合の発行期限に明確な定めはなく、法律上は「遅滞なく」と定められています。

“労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。　労働基準法第22条”

「遅滞なく」とは「事情の許す限り早く」という意味であり、何日以内でなければ違法というわけではありません。

とはいえあまり遅くなると退職者も困りますし、発行することで会社に不利になるものではありません。理由もなく故意に発行を遅らせた場合は罰金刑が課されることもあるので、早めに発行しましょう。

請求の時効は２年

退職証明書の発行に係る時効は2年です。退職した人が退職から2年を経過した以降に発行を求めてきた場合は、会社は発行を拒否することができます。

退職証明書の書き方

退職証明書に決まった様式はありません。ただし記載項目は決まっています。

退職証明書の記載事項

退職証明書の記載事項は以下の項目のうち「退職者本人が希望する項目」です。

・使用期間
・業務の種類
・その事業における地位
・離職以前の賃金
・退職事由

使用期間

在職期間です。休職期間がある場合は休職期間を含んだ期間を記載してください。試用期間を含めるかどうかは会社の任意です。

業務の種類

「事務職」「営業職」「システム開発職」「デザイナー職」など、一般的な職種を記載します。

その事業における地位

退職時の部署と職位を記載します。役職がない場合は「一般職」となります。

離職以前の賃金

どの時点の賃金かについて明確な規定はありません。退職時の月給や手当、あるいは前年の年収などが一般的です。
退職者から指定される場合もあるので、その場合は依頼に沿った内容で記載しましょう。

退職事由

「自己都合」「勧奨退職」「解雇」などです。有期契約社員について契約期間満了による退職は「契約満了」となります。
解雇の場合は原則として解雇の理由を記載します。ただし退職者が理由の記載を拒んだ場合は解雇の事実のみを記載します。
なお退職事由が「解雇」にもかかわらず「自己都合」と記載するといったことは、虚偽記載にあたるため不可です。