テレワークでチームワーク向上！ 今日からできる５つのコツ

新型コロナ（COVID-19）の流行によって、テレワークを導入する企業を一気に増えました。

働き方の選択肢が増えたいっぽうで、突然のテレワークでチームワークがどうにも発揮できていないと感じている管理職の人も多いのではないでしょうか。

お互いの姿が見えない状態では、普段気にならないことが大きな課題となることが少なくありません。

この記事では、チームワークを向上させるための5つのコツと、それでもうまくいかないときのヒントを紹介します。

チームワークを向上させる５つのコツ

チームワーク向上のためのコツとして以下の５つを紹介します。

【コツ１】業務を可視化する

誰がどの仕事をどのくらいやっているのか、業務を可視化しましょう。できればリーダーだけでなくメンバー全員が共有できるとベターです。

メンバーが離れていてもどういう仕事をしているのかわかると、自分もしっかり仕事を進めようという緊張感につながります。またタスクに遅れが出ているときなどにヘルプに入りやすいと言う利点もあります。

口頭で報告を求めても良いですが、タスク管理ツールを使えばわざわざ報告の時間をとる必要がなく、いつでも進捗を確認することができます。

■タスク管理ツール

• Trello
• Redmine
• Github
• Jira　など

無料で使えるツールもあるので、本格的に導入する前にお試しで使ってみるのも良いのではないでしょうか。

【コツ２】情報共有のルールを統一する

例えばデータの共有はチャットツールなのかメールなのかなど、情報共有の基本ルールを決めておきましょう。

またファイルの命名規則を決めておくことも役に立ちます。

対面であれば資料の場所もちょっと声をかけて訊けばわかりますが、テレワークではその「ちょっとの声かけ」が難しいものです。

あらかじめ決めておくことで探す手間が省け、お互いにストレスなく業務を進めることができます。

【コツ３】雑談できる場所を作る

雑談タイムを作ったり、チャットツールに雑談専用チャンネルを作ったりして「雑談ができる場所」をメンバーに積極的に提供しましょう。

もちろん雑談がだらだらと長引かないような工夫は必要です。

また雑談なしで集中したい人もいることを忘れないようにしましょう。

テレワークの利点は、ひとりで集中して仕事を進めやすいことでもあります。その利点で能力を発揮している人を無理に雑談に誘えば、かえってチームに悪い影響がでかねません。

【コツ４】定例ミーティングや朝礼を実施する

テレワーク前から行っていた定例ミーティングをそのままテレワークでも実施したり、チーム内の朝礼を実施したりすることもチームワークを上げるコツのひとつです。

決まった時間にチームが顔を合わせることで帰属意識が高まり、またメンバーも気持ちの区切りとしやすくなります。

もちろん無駄にだらだらと続くようなミーティングは逆効果。中身の濃いミーティングと、前述した「雑談」の組み合わせで、メリハリのある働き方ができるよう促していきましょう。

【コツ５】具体的に指示をする

テレワークの際は、出社時以上に「指示の具体化」が重要です。「何を」「いつまでに」「どういう状態に」してほしいのかを明確にすることを心がけましょう。

例えば仕事の期限であれば「なるべく早く」「１週間ぐらい」などの曖昧な指定でなく「○日まで」というふうにします。

出社時は進捗をちょっとした声かけで確認したり、逆にメンバーからの質問も受けやすいのですが、テレワークではそうもいきません。

不明点は質問してもらうということは前提として、指示を具体的にすることを意識しましょう。

コツ以上に大切なこと

「いろんな方法を試したけれどどうにもチームワークが発揮できていない……」

そんなときは、テレワーク以外の課題がテレワークで顕在化しただけかもしれません。

メンバー相互の信頼感を高める

メンバーの中で「あいつは仕事をしていない」「自分だけが大変」という意識があると、チームワークは向上しません。特にテレワークでは姿が見えないので、余計にそうなってしまいます。

コツでも挙げた「業務の可視化」を丁寧に行うことで、お互いに仕事を進めているという実感を持つことにもつながります。

「気にしてもらえている」という安心感をつくる

特に新卒入社や入社したばかりの方などには、他の人よりもこまめにフォローをしていきましょう。

お互いの人柄がわからないと質問もしにくくなり、仕事の効率はもちろん、モチベーション自体も低下してしまいます。進捗確認や1on1ミーティング、雑談タイムの設定などで、仕事だけでなくメンバーにも馴染めるような工夫が必要です。

まとめ

テレワークでチームワークを向上させる５つのコツを紹介しました。

これらのコツは、テレワークだけでなく出社時の業務効率アップにもつながります。

突然のテレワークでは、どうしても不満や課題は出てくるものです。チームメンバーとも相談しながら課題を解決することで、チーム全体の能力を引き上げていきましょう。